Los pedidos: realización y recepción

¡Hola!

¿Os acordáis del pantallazo azul? Pues el ordenador estaba perfecto, lo único que a mi teclado y/o ratón (he cambiado los dos) les dio por empezar a no ser compatibles… ¡Después de tanto tiempo! ¿Y no podían haber esperado? Aysss… En fin, todo va como la seda ya, además hemos reorganizado nuestro sistema informático y ahora ¡No hay quién nos detenga!

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Hoy os voy a hablar de la realización de los pedidos y su recepción: de los albaranes, la mercancía y la factura. Me he dado cuenta que hay personas que realizan un pedido y listo, lo realizan, lo reciben y lo pagan, sin comprobar nada. No se molestan en nada mas. No, esto así no se hace, porque detrás de un pedido, quién lo prepara, quien lo transporta, quien lo factura…todo el trabajo que hay por detrás está hecho por personas y, señoras y señores, las personas nos equivocamos.

Por lo tanto, la operativa sería:

  1. Realizar el pedido
  2. Cuando se recibe el pedido hay que firmar el albarán y poner junto a la firma «pendiente de revisión». La firma indica que estás conforme por que has recibido el pedido, pero todavía no lo has comprobado y no sabes si estará todo lo que pediste o no, ni si la mercancía ha llegado en buen estado o no. Ya sé que esto normalmente no se hace, sin embargo, os aconsejo que lo hagáis ya que sino la empresa proveedora o la empresa transportista se puede limpiar las manos y no hacer frente a las roturas, pérdidas o producto no enviado. Estas cosas os digo que pasan.
  3. Una vez que compruebas el pedido, que esté todo lo que hayas pedido y que todo esté bien, tienes que comprobar el albarán que suele venir con el pedido. En el albarán ha de reflejarse todos los productos recibidos. Quizás tú hayas pedido 5 productos X y, sin embargo, te han llegado 3 productos X porque no había más en stock. En este caso en el albarán ha de poner que te envían 3 productos X.
  4. Ahora te tiene que llegar la factura y, esto no lo hace la mayoría de la gente, hay que comprobar que la factura cuadre con el albarán. Si el albarán estaba correcto con la mercancía recibida el importe del albarán ha de ser igual que el importe de la factura. En la factura aparecerán luego los impuestos correspondientes. En algunos albaranes no suelen aparecer los impuestos y no hay obligación de que aparezcan. Si el albarán estaba erróneo porque te decía que te enviaban 3 productos X y sólo llegaron 2, en la factura te han de cobrar sólo 2, y tú a mano tendrías que haber anotado dicha incidencia en el albarán para poder comprobarlo ahora en la factura. También puede ser que te cobren los 3 productos X y que el que falta te lo envíen en un siguiente envío, si es así has de controlar eso también, porque te lo cobran pero no lo has recibido.
  5. Si es la empresa que te vende la mercancía, empresa proveedora, la que se encarga de pasarte un recibo por el banco por las facturas, has de comprobar que lo que te cobran sea lo correcto, lo que dice la factura que ya has chequeado y dicho que te cambien si hubiera estado mal. Si tu dices que la factura está mal y que te hagan una nueva y ellos te la cobran de todas formas la factura errónea, no lo dudes y hecha el recibo para atrás, el fallo es de ellos, tú ya les avisaste de que estaba mal.

¿Veis todos los casos que se pueden dar? Y un montón más que pueden ocurrir. No deis nunca algo por hecho y tomad el trabajo de comprobar los pedidos, los albaranes, las facturas y lo que pagáis ¡Es vuestro dinero y vuestro negocio!

By 3efe

 

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